מזמינים בוואטסאפ. מאשרים גם בלי האפליקציה.

מאת ערן ערמי

שלחתם הזמנה לערב לקוחות. מישהו שאל איפה חונים, מישהי ביקשה שוב את השעה, ועוד שלושה כתבו שהם כנראה מגיעים. ההודעות ממשיכות להצטבר, אבל עדיין אין תשובה פשוטה לשאלה כמה כיסאות להכין.

זה המקום שבו אירוע קטן מתחיל לייצר הרבה עבודה קטנה. לא חסר לו קמפיין גדול. חסר לו מקום אחד שבו רואים את ההזמנה, מבינים מה קורה ומאשרים הגעה. העדכון החדש של וואטסאפ מנסה לרכז בדיוק את הפעולות האלה, וגם לפתוח את ההזמנה לאנשים שאין להם חשבון באפליקציה.

מה משתנה באירועים בוואטסאפ?

ב-5 בנובמבר הודיעה מטא על הרחבת Events בוואטסאפ. אפשר ליצור אירוע עם תמונת נושא ולשתף קישור, ומוזמנים בלי חשבון WhatsApp יכולים לצפות בפרטים ולאשר הגעה בלי להוריד את האפליקציה.

לצד זה נוסף Events Home, אזור שמרכז אירועים קודמים ועתידיים ומאפשר לנהל הזמנות ואישורי הגעה. מטא מציינת גם הזמנות מותאמות, תזכורות שאפשר להגדיר ואפשרות להגיע עם מלווה. את אזור האירועים מוצאים דרך ההגדרות ובחירה ב-Events.

לפי ההודעה, מספר הטלפון שלכם לא מוצג למוזמנים שאינכם מכירים, ומי שאין לו חשבון רואה את כתובת האירוע רק אחרי אישור הגעה. העדכון נפרס לכולם במהלך השבועות הקרובים, כך שהוא עשוי להגיע לחשבונות בהדרגה.

הזמנה אחת ברורה עדיפה על עוד הודעה בקבוצה

מבחינת עסק שמארגן סדנה, מפגש היכרות או ערב השקה קטן, השינוי המעניין הוא הדרך שבה הלקוח מצטרף. במקום לפתוח עוד קבוצה ולבקש מכל אחד למצוא בתוכה את הפרטים, אפשר לכוון אותו להזמנה אחת ולפעולה אחת: לאשר אם הוא מגיע.

האפשרות לענות גם בלי האפליקציה מרחיבה את השימוש בקישור. מי שמקבל הזמנה במייל או באתר יכול להגיע לאותו מקום כמו מי שקיבל אותה בהודעה. זו מחשבה שימושית גם מעבר לוואטסאפ: הדרך שבחרנו לשלוח הזמנה לא צריכה להכתיב למוזמן איך לענות עליה.

לכן כדאי להתחיל מהתוכן של ההזמנה, לפני שמעצבים את התמונה. "ערב לקוחות מיוחד" לא מסביר הרבה. "מפגש שבו נציג את הקולקציה החדשה ותוכלו לנסות את המוצרים עם הצוות" כבר נותן למוזמן סיבה לשקול להגיע. הכותרת מביאה את הרעיון, והפרטים עוזרים לו להחליט.

איך זה יכול להיראות במפגש של עסק?

נניח שחנות עיצוב מתכננת ערב שבו מעצבת פנים תראה איך לשלב תאורה בחללים קטנים. בהזמנה כדאי להציג את נושא המפגש, מי מעבירה אותו, מתי מתחילים וכמה זמן הוא נמשך. תמונת הנושא יכולה להראות חדר עם התאורה שעליה ידברו, במקום כרזה עמוסה בכל פרטי האירוע.

אם אפשר להגיע בזוג, צריך להבהיר זאת מראש ולהביא את המלווים בחשבון כשמכינים מקומות ישיבה. לקראת המפגש, תזכורת מועילה יכולה לכלול את שעת הפתיחה והנחיית הגעה קצרה. אין צורך לשלוח שוב את כל הנאום השיווקי למי שכבר אישר.

גם אחרי האירוע אפשר ללמוד משהו פשוט: כמה אנשים אישרו וכמה הגיעו בפועל. הפער עוזר לתכנן את המפגש הבא, לבחור מתי להזכיר אותו ולהבין אם ההזמנה תיארה היטב את מה שהמשתתפים קיבלו. אלה נתונים שהעסק יכול לרשום בעצמו, בלי להניח שכל אישור הוא לקוח חדש.

מתי כדאי להשאיר גם דף הרשמה?

למפגש ללא תשלום, שבו צריך בעיקר לדעת מי מגיע, הזמנה קצרה יכולה להספיק. כשמוכרים כרטיסים, מציעים כמה מועדים או צריכים לאסוף העדפות מהמשתתפים, כדאי להשאיר דף הרשמה שמסביר את האפשרויות ומרכז את הפרטים. הקישור להזמנה יכול להיות חלק מהתקשורת עם הנרשמים, בהתאם לאופן שבו בחרתם לנהל את האירוע.

ככל שהאירוע גדל, מתרבות גם המשימות סביבו. בכתבה על כלי Bizzabo לניהול ושיווק כנסים עסקנו, בין היתר, בעדכון אתר הכנס ובהבחנה בין מוזמנים שכבר נרשמו לבין אלה שעדיין לא. זו דרך טובה לחשוב על בחירת הכלי: להתחיל במה שהמארגנים צריכים לדעת ולעשות, ואז לבחור איפה לנהל את ההרשמה.

הכלי מקל על ההזמנה. העסק עדיין צריך לתת סיבה להגיע

Events יכול לפשט את הצד של התיאום, אבל ההחלטה להגיע נשענת על המפגש עצמו. האם ברור מה ילמדו בו? האם השעה מתאימה לקהל? האם המשתתפים יפגשו מישהו שמעניין אותם או יתנסו במשהו שקשה להסביר בפוסט?

למפגש הבא, כדאי להכין קודם הזמנה שאפשר להבין בקריאה אחת. כשהעדכון יופיע בחשבון, שלחו אותה למישהו שלא השתתף בהכנה ובקשו ממנו להסביר מה מציעים לו ואיך הוא מאשר הגעה. אם הוא מבין מיד, יש לכם התחלה טובה. את העבודה על חוויית המפגש ממשיכים משם.